Mitarbeiter können nur dann effizient zusammenarbeiten und Projekte mit unternehmerischer Verantwortung bearbeiten, wenn untereinander gerne und zielorientiert kommuniziert wird, Gesamtzusammenhänge bekannt sind und Organisationsstrukturen als unterstützenswert verstanden werden.
Hauptansprechpartner dabei ist die direkte Führungskraft. Von ihr wird erwartet, dass sie die Mitarbeiter durch erfolgreich eingesetzte Kommunikationsmaßnahmen integriert, informiert und motiviert.
Ein Blick in den Unternehmensalltag macht schnell deutlich, dass Führungskräfte genau in diesem Bereich jedoch über gravierende Defizite verfügen. Aufgrund von Zeitknappheit, unterschiedlicher Prioritätensetzung und mangelnder Fähigkeiten im kommunikativen Bereich konzentrieren sie sich häufig auf das operative Geschäft statt auf ihre eigentliche Kernaufgabe, Mitarbeiter zu führen. Kommunikative Kompetenz wird im Führungsalltag zudem meist als gegeben vorausgesetzt, eine Schwäche in diesem Bereich nur selten erwartet und eingestanden. Aus Angst vor Kompetenzverlust wird lieber auf eine offene und zeitnahe Kommunikation verzichtet und die meist zeitnah folgende Demotivation der Mitarbeiter nicht mit dem Faktor Kommunikation in Verbindung gebracht.
Mehr als Hauspostille & Intranet: Mitarbeiterkommunikation soll motivieren und führen Doch nicht nur mangelnde Kommunikationsfähigkeit im Management ist es, die den Wunsch nach einer zunehmenden Professionalisierung interner Kommunikation mit sich bringt. Umstrukturierungen und eine stete Internationalisierung begleiten mittlerweile fast alle mittelständischen und großen Unternehmen. Der Wandel ist von einer Sondersituation zum Alltag geworden.
Hauptsächlich können dabei fünf Entwicklungen genannt werden, die die Bedeutung interner Kommunikation für den Unternehmenserfolg enorm steigen ließ: – Fortschreitende Globalisierung und Veränderung des Arbeitsumfelds Kaum noch ein Unternehmen, das nicht in virtuellen Teams und Projektgruppen arbeitet sowie Telefonkonferenzen und Netmeetings zum Alltag werden lässt. Dies steigert den Bedarf an effizienter Kommunikation. Relevante Informationen müssen zeitnah zur Verfügung gestellt werden, Sprach-, Zeit- und Kulturbarrieren überwunden und alle Beteiligten fit gemacht werden für die kommunikativen Herausforderungen des modernen Arbeitsalltags.
– Erhöhung der Arbeitsmenge und -geschwindigkeit Effizienz - das Schlagwort des 21. Jahrhunderts. Schneller, weiter, höher. Was für den Sport gilt, ist auch aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Für die Mitarbeiter bedeutet dies, Wege zu finden, adäquat auf die gestiegenen Anforderungen reagieren zu können. Möglichkeiten der Effizienzsteigerung müssen genutzt und die individuelle Work-Life-Balance (wieder) gefunden werden.
– Veränderte Wertevorstellungen Auf der Suche nach den Ursachen von zunehmender Demotivation im beruflichen Alltag wird dem Wertewandel eine wachsende Rolle zugeschrieben. An der Gemeinschaft orientierte Werte verlieren an Bedeutung; die Bedürfnisse des Individuums werden wichtiger. Dies führt zu einem höheren Anspruch der Mitarbeiter am Arbeitsplatz.
– Gestiegene Qualitätsansprüche an Information im Allgemeinen Wer engagiert und leistungsstark arbeitet, erwartet Information und Führung im Alltag. Dazu gehört auch die Unterstützung bei der Informationsselektion und dem Managen der Kommunikationseinflüsse. Mehr denn je müssen Kommunikationsverantwortliche also in der Lage sein, nicht nur umfassend zu informieren, sondern möglichst auch noch den richtigen Zeitpunkt und den optimalen Informationskanal zu finden.
– Ausbau medialer und technischer Möglichkeiten Der kommunikationstechnologische Wandel hat die Möglichkeiten und das Arbeitsspektrum interner Kommunikation erheblich erweitert. Ging man bis vor wenigen Jahren noch davon aus, dass die neuen Medien die alten ersetzen würden, so hat stattdessen eine Medienakkumulation stattgefunden. Für die interne Kommunikation bedeutet dies höhere Anforderungen an die Inhalte der einzelnen Instrumente sowie die kommunikative Differenzierung.
Für die Führungskräfte und Kommunikationsverantwortlichen eines Unternehmens ziehen all diese Entwicklungen enorme Veränderungen des eigenen Aufgabengebietes nach sich. Zwangsläufig setzt dies eine intensive Kommunikation voraus. Das lange Zeit vorherrschende Prinzip von Anweisung und Gehorsam greift nicht mehr. Mitarbeiter wollen überzeugt und begeistert werden für die Ziele und Aufgabenfelder des Unternehmens.
Für jeden etwas dabei: mehr als 40 Instrumente warten auf ihren Einsatz in der internen Kommunikation Interne Kommunikation umfasst heute weit mehr als die regelmäßige Publikation von Mitarbeiterzeitschriften- oder Intranetartikeln. Sie soll Antworten geben auf die strategisch ausgerichtete Frage, wann, wie, an wen, zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Ziel Informationen am besten übermittelt werden sollten.
Das Portfolio an zur Verfügung stehenden Kommunikationsinstrumenten ist groß. Mehr denn je ist es deshalb die individuelle Zusammensetzung einzelner Instrumente zu einem Gesamt-Kommunikationskonzept, die die interne Kommunikation erfolgreich werden lässt.
Professionelle Kommunikation sollte also nicht dem Zufall überlassen werden, sondern wie andere Aufgaben der Unternehmensführung auch als qualitätsrelevanter Prozess angesehen und gemanagt werden.
Nahezu 40 verschiedene Instrumente der persönlichen, schriftlichen und elektronischen Kommunikation stehen den Verantwortlichen in Unternehmen für die Bewältigung des Kommunikationsalltags zur Verfügung. Eine genaue Analyse der in Bezug auf das jeweilige Kommunikationsziel bedeutendsten Vor- und Nachteile schützt vor unangenehmen bzw. teuren Überraschungen und sichert die Überprüfbarkeit der durchgeführten Maßnahmen.
Stark gewachsen ist in den vergangenen Jahren die Akzeptanz der elektronischen Medien als Informations- und Feedbackmedium. Aber auch die Face-to-Face-Kommunikation mit persönlichen Gesprächen, Versammlungen, Meetings und Management-by-walking-around steht ob ihrer motivierenden Funktion wieder weit oben auf der Liste der wirksamen internen Kommunikationsmittel.
Versäumnisse in der Vergangenheit nicht zu Fehlern der Zukunft werden lassen Motivation durch monetäre Anreizfaktoren und Führen durch Anweisung sind die Maßnahmen von gestern. Mitarbeiter einzubinden, sie spüren zu lassen, dass nicht nur Arbeitskraft und Leistungswille gefragt sind, sondern auch Wert auf unternehmerisches Denken, Verbesserungsvorschläge und den kritischen Dialog gelegt wird, ist der Anspruch von morgen.
Schon heute zeigt sich, dass Mitarbeiterkommunikation zum kritischen Erfolgsfaktor geworden ist. Projekte, Veränderungssituationen, aber auch die tägliche Zusammenarbeit weisen massive Abhängigkeiten vom Kommunikationsverhalten der jeweiligen Verantwortlichen auf.
Ziel muss es also sein, adäquate interne Kommunikationsstrukturen aufzubauen, Transparenz zu schaffen, Potenziale auszuschöpfen und dem steten Wandel kommunikativ gerecht zu werden. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf den Führungskräften als motivierenden Schnittstellen zwischen Unternehmensführung und Mitarbeiter. Aber auch ein strategisch geplantes und flexibel aufgestelltes Kommunikationskonzept ist elementare Bedingung für einen Prozess, der die interne Kommunikation zum Führungsinstrument werden lässt und der Mitarbeitermotivation als entscheidendem Wettbewerbsfaktor Rechnung trägt.
Informationen zur Autorin: Andrea Montua, Dipl.-Kffr. (FH), verheiratet, eine Tochter Geschäftsführende Partnerin der Agentur Montua & Partner in Hamburg
Andrea Montua Montua & Partner Valentinskamp 24 20354 Hamburg Tel.: 040-4210477-0 Fax: 040-4210477-20 www.montua-partner.de
